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Autenticazione documenti: cosa non può mancare in un ufficio efficiente

L’autenticazione documenti deve avvenire attraverso dei timbri realizzati con il nostro marchio e altre diciture fondamentali. Quando si gestiscono documenti aziendali sensibili, è importante considerare i potenziali rischi di accesso non autorizzato. Per questo motivo, l’utilizzo di tecniche di autenticazione per verificarne l’autorevolezza sono così importanti.

L’uso del timbro è molto antico: come tecnica di autenticazione può essere fatta risalire all’Impero romano, quando gli ufficiali amministrativi, giuridici o finanziari apponevano il loro sigillo sui documenti ufficiali e sulla corrispondenza come segno di autenticità.

Oggi questa pratica continua: numerose aziende utilizzano i timbri a scopo di autenticazione e come deterrente contro le manomissioni o gli accessi non autorizzati. La differenza è che oggi possiamo acquistare questi timbri online tramite un semplice ordine che verrà spedito in tempi brevi, come ne dà un buon esempio il sito Timbri e timbri.

Inoltre, esistono diversi modelli per adattarsi in maniera ottimale agli scopi di ogni singola esigenza. Non solo le aziende ma anche le realtà commerciali e i professionisti necessitano di un timbro per certificare i propri documenti di vendita, di acquisto o di tipo legale e amministrativo.

Cos’è l’autenticazione documenti e perché è così importante

Utilizzando uno strumento importante, come può essere il timbro, stiamo di fatto certificando e garantendo la serietà delle nostre intenzioni aziendali. Possiamo paragonare il timbro a una firma come sostituto della filosofia e della coerenza aziendale e professionale.

Tra privati non è necessario utilizzare un timbro nei documenti, la firma è ciò che fa da collante a un ipotetico contratto. Nei documenti commerciali, invece, così come in quelli ufficiali e governativi, c’è bisogno di uno strumento ulteriore che vada a sottolineare la professionalità e la disponibilità di accettare gli accordi intrapresi.

Allo stesso modo vanno considerate tutte le diciture ufficiali che sono entrate a far parte della contrattazioni, le consuetudini e i pagamenti nazionali. Possiamo ricordare fra queste le scritte che coinvolgono gli adempimenti di fattura e ricevute come “Pagato, annullato e copia”. Nonché le scritte destinate ai documenti come “Raccomandata o ricevuto”. Infine, ricordiamo anche la dicitura “Trasferibile o non trasferibile” che contraddistinguono le diverse tipologie di assegni bancari e postali.

Il timbro su un documento è una forma più immediata di verifica, in quanto può essere considerata un’indicazione che il documento non è stato in alcun modo alterato dopo la firma. Tale segno è un’indicazione che il documento è originale e autenticato dall’azienda in questione.

Quali timbri online possiamo selezionare per la nostra azienda?

Su Timbri e timbri troviamo un grande assortimento di modelli. Questo perché ogni azienda, professionista o locale commerciale ha le sue personali esigenze in fatto di autenticazione documenti.

Pertanto, all’interno del sito possiamo trovare i seguenti timbri:

  • autoinchiostranti;
  • tascabili;
  • manuali;
  • datari;
  • per ceralacca;
  • professionali;
  • speciali;
  • a fuoco.

I più antichi, come abbiamo già accennato all’inizio dell’articolo sono i timbri a ceralacca, che un tempo venivano apposti sulle buste per certificare che non fossero state manomesse e lette da qualcuno. Al giorno d’oggi e con l’avvento di internet non c’è quasi più l’esigenza di inviare buste e documenti cartacei sebbene in certi contesti siano ancora essenziali.

I timbri più usati sono quelli autoinchiostranti, tascabili, manuali, datali e professionali. Sono di uso quotidiano per le aziende, i negozi, i locali commerciali e per i liberi professionisti. Servono ad apporre il marchio, a segnalare la data ufficiale e a imprimere delle diciture ufficiali.

I timbri speciali sono dedicati a rifinire le norme numeriche richieste nelle ricevute o nel numero di determinati documenti. Sono realizzati in gomma o in metallo, in base alle proprie preferenze ed esigenze commerciali.

I timbri a fuoco, infine, sono un modello particolare dedicato esclusivamente a certi ambiti artigianali e professionali. Si tratta di strumenti utili a imprimere un marchio o un’immagine di design in determinati materiali, come plastica, cuoio, legno, pelle o altre superfici diverse da quelle della carta. Il modello dei timbri a fuoco, dunque, non serve ad autenticare documenti bensì a produrre degli articoli originali e personalizzati per i propri clienti.

In Italia, così come sostiene anche Ansa, i documenti timbrati e firmati hanno una valenza estremamente importante sotto il profilo giuridico, amministrativo e legale. Basti pensare che il 40% dei Comuni italiani utilizza nel quotidiano i timbri per ufficializzare i documenti dei richiedenti. Le aziende si muovono di pari passo sostenendo che il timbro possa garantire la sicurezza di un contratto nei termini di legge.